דברים שכדאי לקחת בחשבון בבחירת חברת ניהול ואחזקה

בחירת חברת ניהול ואחזקה אינה משימה קלה. יש הרבה גורמים שיש לקחת בחשבון והחלטנו לרכז עבורכם את החשובים שבהם.

ראשית, חשבון לציין, כי ההחלטה להעסיק חברת ניהול מבנים היא החלטה חשובה. היכולות של חברה רצינית ואחראית העוסקת בפעולות ניהול מבוקר עד ערב, לעומת נציג ועד בית שעושה זאת בהתנדבות בזמנו הפנוי – היא כשלעצמה סיבה מספקת לבחור בחברת ניהול עבור תפעול התחזוקה השוטפת של בניין המגורים. מכך נגזר, כי בחירה נכונה של חברת ניהול ואחזקה לבניין המגורים שלכם היא החלטה אקוטית ביותר. אז איך בפועל בוחרים חברת ניהול ומהם הדברים שחשוב לבדוק? ריכזנו עבורכם את חמשת הדגשים החשובים ביותר אותם יש לבחון טרם בחירת החברה המיוחלת:

חברת ניהול ואחזקה – שירות 

שירות הוא הכל בתחום ניהול ואחזקת המבנים. עד כמה זמינה תהיה חברת הניהול? כיצד תתנהל מול ספקים ונותני שירות בבניין? כמה מהר תגיב לטיפול בתקלות? בקיצור, כדי לבחון חברת ניהול ואחזקה עבור הבניין שלכם יש לבחון את רמת השירות שהיא מציעה. אם כך, איך תוכלו לבדוק עד כמה טוב השירות של חברת ניהול ואחזקה מסויימת – כאשר כולן מתחייבות שהשירות שלה הוא הטוב ביותר?

דרך ראשונה היא באמצעות ממליצים ולקוחות קיימים. בקשו לשוחח עם נציגי וועד בבניינים המנוהלים על ידי החברה אותה אתם בוחנים. שאלו שאלות על מנת להבין עד כמה הלקוחות מרוצים מאותה חברה, בדקו איפה היו קשיים ואתגרים וכיצד פתרה זאת חברת הניהול.  בקיצור, נסו להבין מגורמים חסרי אינטרס על תודעת השירות של החברה. דרך נוספת היא לשאול ישירות את נציג חברת הניהול והאחזקה שאלות בנושאי תודעת שירות: תוך כמה זמן אתם מתחייבים לטפל בתקלות? איך אדע שהשירות שלכם הוא באמת טוב? למה לנו לבחור בכם? וכן הלאה. כנראה שמתוך השיחות הללו תוכלו להסיק מספר תובנות שיעזרו לכם לקדם את החלטתכם.

חברת ניהול ואחזקה – ניסיון 

בכל הנוגע לניהול נדל״ן ואחזקת מבנים בפרט, אין דבר חשוב מניסיון. הניסיון הוא למעשה ההבנה והידע שעוזר לחברות ניהול לקבל החלטות, לפתור בעיות ולנהל בקפדנות את נכסי הנדל״ן שברשותם. בדקו כמה זמן קיימת חברת הניהול עמה אתם במגעים, כמה בניינים יש תחת ניהולה ובאילו אזורים, מיהם העובדים בחברה וכיצד הם מביאים עמם ערך של מקצועיות וניסיון בתחום הניהול והאחזקה. בנוסף, שווה גם לבחון אילו פרויקטים נוספים ביצעה חברת הניהול או באילו תחומים פועלת החברה בנוסף לניהול הבניינים. ישנן חברות אחזקת מבנים העוסקות אך ורק בניהול ואחזקת בתים משותפים. עם זאת, קיימות בשוק חברות רבות העוסקות גם בניהול נכסים פרטיים, בניהול ושיווק פרויקטים ועוד. כל עיסוק בתחום חופף אחר – יכול להצביע על ניסיון והבנה מעמיקה בתחום – ואלו בדיוק החברות שאתם מחפשים.

הצעת מחיר 

מהצעת מחיר של חברה מסויימת עבור ניהול בניין אפשר ללמוד המון. ראשית, איך נראית ההצעה? האם היא אסתטית ומקצועית או שמא גנרית ואקראית? הנראות הפיזית של הצעת המחיר, עד כמה שזה יכול להצטייר כסתמי וחסר משמעות, ניתן ללמוד המון. יתר על כן, תוכן ההצעה אמור להכיל פרטים על החברה עצמה. פרטים רלוונטיים עבורכם יהיו פרטים כמו מה האני מאמין של החברה, מה החזון וכיצד מציעה החברה לנהל טוב יותר את הבניינים שבאמתחתה. לבסוף, כמובן, בחנו את המספרים עצמם. אתם אמורים לדעת כמה הבניין משלם היום והאם זה מספיק בכדי לשלם על כל ההוצאות של הבניין. העלות שאמורה להתווסף לכל אלו היא עלות הניהול עצמה של חברת הניהול – וזו מורכבת ממספר אלמנטים כאשר הראשי ביניהם הוא כמות הדירות בבניין ורמת המורכבות בו. בנושא הצעת המחיר אנחנו מבטיחים שתהיה כתבה נוספת – הרבה יותר מפורטת – שכן קריאה ובחינה של הצעת מחיר הינו נושא מרתק כשלעצמו. עד אז, פשוט בחנו לפחות 3 הצעות מחיר שונות עבור הבניין שלכם. זה כבר יעשה לכם מספיק שכל ויעזור לכם לקבל החלטה נכונה יותר.

בידול 

בסופו של יום, העבודה של חברת ניהול ואחזקת מבנים היא ניטור ותפעול כלל המרכיבים בבניין ובשטחיו המשותפים. חשבו על זה, אם נציג ועד יכול לעשות את העבודה בזמנו הפנוי ובהתדנבות – כנראה שזה לא כל כך מסובך. מה שמסובך זה לעשות את זה כמו שצריך; כאשר אנחנו מדברים על בידול אנחנו מתכוונים בעיקר למה החברה מציעה לעשות אחרת מהמתחרים שלה בשוק.  האם החברה מציעה אפליקצייה לדיירים? כיצד נראה בפועל שירות הלקוחות של החברה? כמה פעמים צפוי להגיע נציג מטעם החברה לביקורת בבניין? במילים אחרות, התעקשו להבין מה החברה עמה אתם במגעים עושה שונה מכל החברות האחרות. 

תקשורת 

חברת ניהול, מדהימה ככל שתהיה –

נמדדת ביכולות התקשורת שלה. התקשורת בכל הנוגע לניהול ואחזקת בניינים מתחלקת לשלושה אלמנטים. תקשורת מול דיירים, תקשורת מול נציגות הוועד ותקשורת מול ספקים ונותני שירות. תקשורת עם דיירים – כיצד מתקשרת חברת הניהול עם דיירי הבניין? כיצד היא מעדכנת אותם על הודעות חשובות או עדכונים שכדאי שידעו. כמו כן, כיצד מתקשרים הדיירים עם החברה עצמה? האם ישנו מענה טלפוני ואם כן באילו זמנים הוא פעיל? למדו כיצד מתנהלת התקשורת בין החברה לבין האנשים הגרים בבניין. שכן זהו המפתח להבטחת שירות טוב מחברת הניהול

תקשורת עם נציגות הוועד –

חברת הניהול צריכה להיות בתקשורת שוטפת מול נציגות הוועד בכל הנוגע לתפקוד הבניין ולהצעות לשיפור או לשימור. האם החברה שולחת דוחות תקופתיים? כיצד מתקבלות החלטות כספיות מחוץ לתקציב? מה קורה במצב בו ישנה בעיה עם הגבייה? התקשורת בין החברה לבין נציגות הוועד היא חשובה ביותר. שכן נציגות הוועד היא הגורם המתווך בין דיירי הבניין לחברת הניהול.

תקשורת עם ספקים ונותני שירות –

חברת ניהול טובה, חייבת לתקשר באופן שוטף עם כלל הספקים ונותני השירות בבניינים אותם היא מנהלת. מה קורה במצב בו הדיירים לא מרוצים מרמת הניקיון בבניין? כיצד יודעת החברה להבטיח שכלל הביקורות השוטפות שצריכות להעשות בבניין אכן ייעשו בזמן? תפקידה של חברת הניהול היא לנהל לא רק את הבניין אלא גם את נותני השירות והספקים אשר נוגעים במרכיבי הבניין ומערכותיו. על מנת לשמור על הבניין ולבצע תחזוקה מונעת ברמה גבוהה – צריכה חברת הניהול להיות במגעים ישירים עם המון ספקים ונותני שירות ולכן חשוב לשאול שאלות גם בנושא הזה.

ניסיון 

בכל הנוגע לניהול נדל״ן ואחזקת מבנים בפרט, אין דבר חשוב מניסיון. הניסיון הוא למעשה ההבנה והידע שעוזר לחברות ניהול לקבל החלטות. לפתור בעיות ולנהל בקפדנות את נכסי הנדל״ן שברשותם. בדקו כמה זמן קיימת חברת הניהול עמה אתם במגעים. כמה בניינים יש תחת ניהולה ובאילו אזורים. מיהם העובדים בחברה וכיצד הם מביאים עמם ערך של מקצועיות וניסיון בתחום הניהול והאחזקה. בנוסף, שווה גם לבחון אילו פרויקטים נוספים ביצעה חברת הניהול. או באילו תחומים פועלת החברה בנוסף לניהול הבניינים. ישנן חברות אחזקת מבנים העוסקות אך ורק בניהול ואחזקת בתים משותפים. עם זאת, קיימות בשוק חברות רבות העוסקות גם בניהול נכסים פרטיים, בניהול ושיווק פרויקטים ועוד. כל עיסוק בתחום חופף אחר – יכול להצביע על ניסיון והבנה מעמיקה בתחום. ואלו בדיוק החברות שאתם מחפשים. 

לסיכום, וכפי שבוודאי הבנתם, בחירה של חברת ניהול לבניין שלכם זו לא משימה פשוטה. אבל ברגע שבחרתם נכון – תקבלו המון שקט נפשי ונחת. בחירת חברת ניהול איכותית וטובה באמת, תעשה עמכם חסד לאורך כל השנה. שווה להשקיע את האנרגיות בחיפוש אחר חברת ניהול ואחזקת מבנים טובה באמת. נראה לנו שהצלחנו להסביר לכם בכתבה זו בדיוק למה אנחנו חושבים כך. שיהיה בהצלחה!